Procedures gemeente verlopen te traag: wat kan ik doen om dit te versnellen?
Je hebt een vergunning aangevraagd of een plan ingediend bij de gemeente en daarna begint het wachten. Dagen worden weken, weken worden maanden en ondertussen hoor je helemaal niets. Dat is frustrerend en onzeker, zeker als je plannen stil komen te liggen.
Veel mensen en projectontwikkelaars herkennen dit probleem. Gemeentelijke procedures staan erom bekend dat ze traag kunnen verlopen. Of het nu gaat om een bouwplan, een verbouwing of een andere aanvraag: het gebrek aan duidelijkheid en voortgang kan behoorlijk stressvol zijn. Je vraagt je af of jouw dossier ergens onderop een stapel is beland.
In dit blog lees je wat je kunt doen als de gemeente te lang wacht met beslissen en welke mogelijkheden je hebt om het proces weer in beweging te krijgen.
Waarom duurt het zo lang voordat de gemeente reageert?
In de praktijk is het niet altijd makkelijk te zien of de gemeente bewust traag is of dat het gewoon tijd kost. Toch zijn er een paar veelvoorkomende redenen waarom je wekenlang niets hoort.
Je plan past niet in het beleid
Als jouw project niet past binnen het bestemmingsplan (omgevingsplan) of als de gemeente bang is voor overlast, is ze niet verplicht mee te werken. Je merkt dan vaak weinig enthousiasme: de gemeente maakt geen haast en vraagt misschien om steeds nieuwe onderzoeken of aanpassingen, in de hoop dat je afhaakt.
Gebrek aan capaciteit
Veel gemeenten hebben te weinig personeel. Hierdoor blijven aanvragen langer liggen dan normaal. Het ligt dan niet zozeer aan jou, maar aan de beperkte menskracht.
Kortom: als er weken verstrijken zonder bericht, kan dat komen doordat de gemeente jouw plan niet ziet zitten of door interne personeelsproblemen.
Wat zijn de wettelijke beslistermijnen?
De wet schrijft voor hoe lang de gemeente over een besluit mag doen. Voor de meeste reguliere aanvragen geldt een termijn van 8 weken, die de gemeente één keer met 6 weken mag verlengen. Binnen uiterlijk 14 weken hoor je dus normaal gesproken iets.
Is jouw plan erg afwijkend en moet zelfs het omgevingsplan worden gewijzigd? Dan geldt een langere procedure van meerdere maanden, maar die termijnen zijn niet hard. De gemeente krijgt geen boete als ze zo’n termijn overschrijdt, waardoor zulke procedures vaak langer duren.
Weet dus welke procedure voor jouw aanvraag geldt. Valt jouw project onder de 8 wekenregel en is die tijd voorbij, dan is de gemeente officieel te laat en kun je in actie komen (daarover hieronder meer).
De procedure duurt te lang: wat kan ik doen?
Merk je dat de beslistermijn is verstreken of dat de procedure eindeloos duurt? Dan moet je zelf in actie komen om de gemeente aan te sporen. Globaal kun je vier stappen onderscheiden om druk uit te oefenen (oplopend in zwaarte):
- Informeel contact opnemen
Bel of mail de verantwoordelijke ambtenaar en vraag naar de status. - Schriftelijk aandringen
Stuur een brief of e-mail en herinner de gemeente aan de overschreden termijn. - In gebreke stellen
Stuur een officiële ingebrekestelling zodat de gemeente nog 2 weken krijgt om te beslissen voordat ze een dwangsom (boete) moet betalen. - Beroep indienen
Schakel de rechter in met een beroep wegens niet tijdig beslissen om een besluit juridisch af te dwingen.
1 | Hoe pak je informeel contact met de gemeente aan?
De eerste stap bij vertraging is om informeel contact te zoeken met de gemeente. Bel of mail de behandelend ambtenaar of maak een afspraak en vraag vriendelijk naar de status van je aanvraag. Bied aan om extra informatie te geven als dat nodig is, en pols of er iets is wat jij kunt doen om te helpen.
Leg in het gesprek ook uit waarom jouw project belangrijk is en hoe het de gemeente kan helpen. Bijvoorbeeld: draagt je plan bij aan het verminderen van de woningnood, het opfleuren van een buurt of het oplossen van een lokaal probleem? Als de ambtenaar inziet dat jouw initiatief nuttig is voor de gemeente zelf, zal hij of zij eerder geneigd zijn je zaak prioriteit te geven.
2 | Hoe kun je schriftelijk druk uitoefenen op de gemeente?
Helpt bellen of langskomen niet, dan kun je de gemeente schriftelijk aansporen. Stuur een brief of e-mail waarin je netjes aangeeft dat de wettelijke termijn (bijna) verstreken is en verzoek de gemeente dringend om binnen een redelijke termijn (bijvoorbeeld twee weken) te beslissen.
Laat blijken dat je op de hoogte bent van je rechten. Je kunt benoemen dat je verdere stappen zal overwegen als er geen reactie volgt. Dit zet de gemeente onder druk.
Een brief van een advocaat maakt vaak extra indruk op de gemeente. Het signaal is dan duidelijk dat het menens is, wat hen kan aansporen om sneller te handelen.
Kortom, aarzel niet om de gemeente zwart-op-wit te herinneren aan haar verplichtingen. Een goed onderbouwde brief kan voldoende zijn om de besluitvorming vlot te trekken.
3 | Wanneer stel je de gemeente in gebreke?
Als de wettelijke beslistermijn echt is overschreden en de gemeente reageert nog steeds niet, dan kun je de gemeente formeel in gebreke stellen. In een ingebrekestelling (een brief) meld je dat de beslistermijn is verstreken en eis je dat de gemeente binnen twee weken beslist.
Het sturen van deze aanmaningsbrief heeft een juridisch effect: vanaf ontvangst heeft de gemeente nog 2 weken de tijd. Doet ze in die periode nog steeds niets, dan moet ze automatisch een dwangsom (boete) aan jou betalen voor elke dag vertraging, met een maximum van enkele honderden euro’s. Die dreiging van een oplopende boete zorgt ervoor dat de gemeente wel moet bewegen.
Meestal komt er na een ingebrekestelling snel reactie. Gemeenten willen geen dwangsommen betalen en ook geen rechtszaken riskeren. Bedenk dat jouw doel is om een besluit te krijgen, niet om de gemeente te straffen. De dwangsom is vooral een middel om actie af te dwingen. Als zelfs de ingebrekestelling geen beweging oplevert, rest nog de gang naar de rechter.
4 | Wat is een beroep wegens niet tijdig beslissen?
De laatste stap is een beroep wegens niet tijdig beslissen bij de rechtbank. Je start dan een procedure bij de rechter omdat de gemeente nog steeds geen besluit heeft genomen. De rechter kan de gemeente opdragen om binnen een bepaalde termijn alsnog te beslissen, vaak op straffe van een dwangsom per dag vertraging.
Zo’n rechtszaak is het uiterste redmiddel. Het kost tijd en geld en gelukkig komt het zelden zo ver; meestal reageert de gemeente na een ingebrekestelling al. Maar het is goed om te weten dat deze optie bestaat voor het geval alle andere pogingen falen.
Wat als je vastloopt in de gemeentelijke bureaucratie?
Loopt jouw plan ondanks alles muurvast in de gemeentelijke molens? Als de gemeente echt niet lijkt mee te willen werken, kun je proberen via andere wegen druk te zetten:
Ga hogerop binnen de gemeente
Als de behandelend ambtenaar niet meewerkt, benader dan de leidinggevende of de verantwoordelijke wethouder. Hogere ambtenaren kunnen intern voor beweging zorgen.
Zoek politieke steun
Leg je situatie voor aan de gemeenteraad. Raadsleden kunnen vragen stellen en het gemeentebestuur of de wethouder aansporen om werk te maken van jouw zaak.
Gebruik de publiciteit
Schakel lokale media in om aandacht te vestigen op de trage afhandeling. Negatieve pers wil een gemeente liever vermijden, dus dit kan hen onder druk zetten om alsnog tempo te maken.
Gebruik zulke zware middelen alleen als laatste redmiddel. Je wilt de gemeente niet onnodig tegen je in het harnas jagen, want je bent afhankelijk van de gemeente. Probeer altijd eerst de normale overleg- en interne routes voordat je de politiek of pers inschakelt.
Conclusie
Als de gemeente traag is, sta je er niet alleen voor. Er zijn meerdere stappen die je kunt nemen om het proces te versnellen. Begin altijd met de vriendelijke benadering: neem contact op en herinner de gemeente aan je aanvraag. Werkt dat niet, dan kun je opschalen naar officiële middelen zoals een ingebrekestelling en eventueel een beroep bij de rechter.
Blijf wel redelijk en kijk kritisch naar je plan. Soms is traagheid een teken dat de gemeente niet wil meewerken en dan is het lastig om een ‘nee’ in een ‘ja’ te veranderen. In zo’n geval kun je beter nadenken over aanpassingen aan je project of een andere locatie.
Gelukkig kun je in de meeste situaties met actief en doordacht optreden de gemeente prikkelen om alsnog in beweging te komen. Wees beleefd maar standvastig, ken je rechten en schakel indien nodig expertise in. Zo vergroot je de kans op een tijdig besluit en kun jij verder met je plannen.
