Subsidieaanvraag buiten behandeling gesteld: wat betekent het en wat doe je nu?

Je krijgt een brief van de gemeente: je subsidieaanvraag is “buiten behandeling gesteld”. Je aanvraag is niet afgewezen, maar je krijgt ook geen subsidie.

Als je subsidieaanvraag buiten behandeling is gesteld, heeft de gemeente je aanvraag niet inhoudelijk beoordeeld. Meestal komt dat doordat er een document ontbrak dat je niet binnen de hersteltermijn hebt nagestuurd. Volgens artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) mag de gemeente je aanvraag dan buiten behandeling stellen. Ze moet je wel eerst de kans hebben gegeven om je aanvraag aan te vullen. Omdat het een besluit is, kun je er binnen zes weken bezwaar tegen maken.

Mijn naam is Annemarie Posset. Ik heb jarenlang bij gemeenten en provincies gewerkt en weet hoe ambtenaren subsidieaanvragen controleren. Nu help ik aan de andere kant van de tafel organisaties die zo’n brief krijgen. In dit blog leg ik uit wat buiten behandeling stellen betekent, wanneer de gemeente dat doet, wat er gebeurt als je te laat bent met aanvullen en wat je nu nog kunt doen.

Wat betekent het als je aanvraag buiten behandeling is gesteld?

Buiten behandeling stellen betekent dat de gemeente je aanvraag niet verder behandelt. Ze kijkt dus ook niet naar de inhoud van je plan, je begroting of de vraag of je project binnen de subsidieregeling past.

Meestal komt dat doordat de aanvraag niet compleet is. In elke subsidieregeling staat welke stukken je moet meesturen. Denk aan een aanvraagformulier, een activiteitenplan, een begroting of een uittreksel van de KvK. Als er iets ontbreekt, kan de gemeente je aanvraag niet goed beoordelen.

Wat is het verschil tussen buiten behandeling stellen en afwijzen?

Bij een afwijzing heeft de gemeente je aanvraag wel inhoudelijk beoordeeld. Afwijzen en weigeren betekenen trouwens hetzelfde; de wet gebruikt het woord weigeren. Je krijgt dan geen subsidie omdat je aanvraag niet goed genoeg is, niet helemaal binnen de regeling past of te weinig punten krijgt bij de beoordeling.

Als je aanvraag buiten behandeling wordt gesteld, heeft de gemeente die beoordeling niet gedaan. Het zegt dus ook niets over hoe goed je plan is.

In brieven kom je soms ook het woord “niet-ontvankelijk” tegen. Dat gaat over een bezwaarschrift, niet over de aanvraag zelf. Een bezwaar is bijvoorbeeld niet-ontvankelijk als je het te laat indient. Is je subsidie wel inhoudelijk afgewezen, lees dan mijn blog: ‘Subsidie geweigerd of ingetrokken: wat nu?’.

Wanneer mag de gemeente een aanvraag buiten behandeling stellen?

De regels staan in artikel 4:5 Awb. De gemeente mag een aanvraag buiten behandeling stellen als de ingediende stukken niet voldoende zijn om de aanvraag te beoordelen. Maar ze moet je eerst de kans geven om je aanvraag aan te vullen. Daar krijg je een bepaalde tijd voor. Dat heet de hersteltermijn.

In de praktijk gaat het zo. De gemeente controleert je aanvraag en ziet dat de begroting ontbreekt. Je krijgt dan bericht dat je aanvraag niet compleet is, wat er ontbreekt en dat je bijvoorbeeld twee weken hebt om de begroting alsnog op te sturen. Doe je dat op tijd, dan gaat de behandeling gewoon verder. Laat je de termijn verlopen, dan mag de gemeente je aanvraag buiten behandeling stellen.

Een paar dingen die goed zijn om te weten:

• De wet noemt geen vaste lengte voor de hersteltermijn. De gemeente bepaalt die zelf, maar de termijn moet wel redelijk zijn.
• Zolang de hersteltermijn loopt, staat de beslistermijn van de gemeente stil (artikel 4:15 Awb).
• De gemeente moet je binnen vier weken nadat je de aanvraag hebt aangevuld of de hersteltermijn ongebruikt is verlopen, laten weten dat ze je aanvraag niet behandelt (artikel 4:5, vierde lid, Awb).

Krijg je zo’n herstelbrief of mail? Stuur dan binnen de termijn de gevraagde stukken op. Doe je dat niet, dan kan de gemeente je aanvraag buiten behandeling stellen en is al het werk aan je aanvraag voor niets geweest. Lukt het niet om alles op tijd aan te leveren? Bel dan de gemeente en vraag om uitstel voordat de termijn afloopt.

Je subsidieaanvraag was te laat: is het dan einde verhaal?

Een te late aanvraag is iets anders dan een onvolledige aanvraag. Een ontbrekende begroting kun je nasturen. Maar als je aanvraag na de sluitingsdatum binnenkomt, kun je dat niet meer herstellen. Een hersteltermijn helpt dan dus niet.

Of de gemeente een te late aanvraag buiten behandeling stelt of weigert, hangt af van wat er in de subsidieregeling staat. Kijk daarom goed welke bepaling de gemeente in het besluit noemt.

Gemeenten mogen streng zijn met die termijn, zeker als er een subsidieplafond geldt. Dat is het maximale bedrag dat voor een regeling beschikbaar is. Is dat bedrag op, dan moet de gemeente nieuwe aanvragen weigeren (artikel 4:25 Awb). Het zou ook oneerlijk zijn tegenover aanvragers die wel op tijd waren als de gemeente voor anderen een uitzondering maakt.

Toch is het verstandig om het besluit goed te lezen. Klopt de datum waarop je aanvraag volgens de gemeente binnenkwam? Stond de sluitingsdatum duidelijk in de regeling? En was het digitale loket vlak voor de deadline misschien onbereikbaar? Als je daardoor te laat was en je daar zelf niets aan kon doen, mag de gemeente je dat in beginsel niet tegenwerpen (artikel 2:21, derde lid, Awb).

Waar gaat het bij gemeenten mis?

Bij besluiten over subsidieaanvragen zie ik in mijn praktijk geregeld dat een gemeente een aanvraag niet goed heeft gelezen of verkeerd heeft begrepen. Ook bij het buiten behandeling stellen van aanvragen gaat het weleens mis. Let vooral op deze punten:

• Je hebt helemaal geen hersteltermijn gekregen. De gemeente heeft je aanvraag meteen buiten behandeling gesteld.
• In de herstelbrief stond niet duidelijk wat er ontbrak, waardoor je niet wist wat je moest aanleveren.
• De hersteltermijn was zo kort dat je redelijkerwijs niet op tijd kon aanvullen.
• Het document dat volgens de gemeente ontbrak, had je wel meegestuurd of was helemaal niet nodig om je aanvraag te beoordelen.

Twijfel je of de gemeente de regels heeft gevolgd? Vergelijk dan de herstelbrief met het besluit. Je kunt ze ook naar mij sturen. Dan kijk ik of de gemeente iets verkeerd heeft gedaan en of je daar bezwaar tegen kunt maken. Je bereikt mij via de contactpagina.

Kun je bezwaar maken tegen het buiten behandeling stellen?

Ja. Als de gemeente je aanvraag buiten behandeling stelt, kun je daar bezwaar tegen maken. Daar heb je zes weken voor (artikel 6:7 Awb). Die termijn begint op de dag na de bekendmaking van het besluit, meestal dus de dag na de datum op de brief.

Soms kan het sneller. Als je nog binnen de aanvraagtermijn van de regeling zit, kun je ook een nieuwe, complete aanvraag indienen. Let wel op als de gemeente het subsidiegeld verdeeld op volgorde van binnenkomst. Je nieuwe aanvraag krijgt dan een nieuwe ontvangstdatum. Bezwaar maken is vooral zinvol als de gemeente zich niet aan de regels heeft gehouden of als de aanvraagtermijn al voorbij is.

Veelgestelde vragen over een aanvraag die buiten behandeling is gesteld

Tot slot

Een subsidieaanvraag die buiten behandeling is gesteld, is niet afgewezen. De gemeente heeft de aanvraag niet inhoudelijk beoordeeld. Dat mag alleen als je eerst de kans hebt gekregen om je aanvraag aan te vullen. De gemeente moet duidelijk aangeven wat er ontbreekt en je voldoende tijd geven om dat aan te leveren. Was je aanvraag zelf te laat, dan hangt het af van wat er in de subsidieregeling staat.

Heb je een brief gekregen waarin staat dat je subsidieaanvraag buiten behandeling is gesteld? Dan betekent dat niet meteen dat je geen subsidie meer kunt krijgen. Controleer of de gemeente zich aan artikel 4:5 Awb heeft gehouden, kijk of je nog een nieuwe aanvraag kunt indienen en houd de bezwaartermijn van zes weken in de gaten.

Ik heb jarenlang bij de overheid gewerkt en help nu stichtingen, verenigingen en ondernemers met hun subsidievragen en -geschillen. Wil je weten wat je in jouw situatie nog kunt doen? Stuur mij het besluit en de herstelbrief via de contactpagina. Dan bespreken we of je het beste bezwaar kunt maken, een nieuwe aanvraag kunt indienen of eerst contact kunt opnemen met de gemeente. Loopt de bezwaartermijn al, wacht dan niet te lang.