Hoe stel je een juridisch kloppende subsidieregeling op?

Een juridisch kloppende subsidieregeling opstellen vereist meer dan even wat regels opschrijven en een budget noemen. Je moet precies definiëren wie er aanspraak op kan maken, voor welke activiteiten subsidie wordt verleend en onder welke voorwaarden. Ook moet je vooraf bedenken hoe je de aanvragen beoordeelt en wat je niet wilt subsidiëren, om misbruik te voorkomen. In dit blog geef ik je inzicht in het opstellen van een kloppende subsidieregeling.

Dit blog is geschreven door Annemarie Posset, advocaat en specialist in subsidierecht met meer dan 25 jaar ervaring. Ik help gemeenten, fondsen en maatschappelijke organisaties bij het opstellen van subsidieregelingen, het voorkomen van juridische fouten en het indienen van bezwaren bij afgewezen subsidies. 

Waarom is een subsidieregeling zo lastig om goed op te stellen?

Een subsidieregeling is eigenlijk een vorm van wetgeving in het klein: een officieel juridisch document van de overheid. Volgens de wet (artikel 4:23 Awb) mag een bestuursorgaan alleen subsidie verstrekken als er een wettelijk voorschrift is dat regelt voor welke activiteiten subsidie kan worden gegeven. Je moet dus een duidelijke regeling op papier hebben, anders kun je geen geld uitdelen. 

Dat betekent dat je regeling aan allerlei juridische eisen moet voldoen, net als “echte” wetten. Het moet helder zijn geformuleerd, in lijn met de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en niet in strijd met hogere regelgeving. Dat is best een klus als je geen jurist bent.

Meer dan wat voorwaarden opschrijven: 

Op het eerste gezicht lijkt het opstellen van een subsidieregeling eenvoudig: je schrijft wat voorwaarden op, bepaalt het budget en klaar. Helaas is dat niet het geval. De regeling moet duidelijk zijn, juridisch kloppen, praktisch uitvoerbaar zijn en doen waarvoor hij bedoeld is. In de praktijk merken we dat aanvragers subsidieteksten vaak moeilijk vinden om te begrijpen. 

Een subsidieregeling staat vol juridische termen en vereisten, waardoor het voor leken niet altijd duidelijk is wat ze precies moeten doen. Als de opsteller iets onduidelijk opschrijft, kan dat ertoe leiden dat aanvragers de verkeerde verwachtingen hebben of fouten maken bij hun aanvraag, met alle frustratie van dien.

Details en valkuilen: 

Een goede regeling zit hem in de details, en die worden gemakkelijk over het hoofd gezien. Zo vergat een gemeente in een regenton-subsidieregeling te bepalen dat maximaal één voucher per adres aangevraagd mocht worden. Het gevolg: slimme inwoners vroegen meerdere vouchers aan, haalden stapels regentonnen met korting en verkochten die door op Marktplaats. Niet echt de bedoeling, en niet bepaald leuk voor de beleidsmaker die de regeling had opgesteld. Dit voorbeeld laat zien hoe een vergeten regeltje tot misbruik kan leiden. Het opstellen is dus lastig, omdat je moet vooruitdenken: niet alleen bedenken wat je mogelijk wil maken, maar ook expliciet uitsluiten wat je niet wil.

Wat zijn de juridische bouwstenen van een subsidieregeling?

Gelukkig kun je het schrijfproces structureren. Elke goede subsidieregeling bevat een aantal vaste bouwstenen. Hieronder vind je de belangrijkste onderdelen op een rij. 

Doel van de regeling: 

Begin met de waarom-vraag. Waarom verstrek je deze subsidie en welk beleidsdoel wil je hiermee bereiken? Bijvoorbeeld: wil je jongeren laten sporten, culturele initiatieven steunen of klimaatmaatregelen stimuleren? Een helder doel is essentieel; het werkt als een kompas voor de rest van je regeling. Alles wat je later beslist (doelgroep, voorwaarden, criteria) moet bijdragen aan dit doel.

Doelgroep – wie mag aanvragen: 

Bepaal wie in aanmerking komt voor de subsidie. Richt je je op bepaalde organisaties of ook op particulieren? Moet de aanvrager een rechtspersoon zijn, of mag een natuurlijk persoon (een individu) ook aanvragen? Formuleer dit zo nodig specifiek. Pas de reikwijdte aan op je doel: hoe specifieker je doelgroep bij een specifiek doel, hoe gerichter de regeling. Maar let op dat je niet onbedoeld groepen uitsluit die wel zouden moeten meetellen.

Subsidiabele activiteiten: 

Omschrijf duidelijk welke activiteiten of kosten in aanmerking komen voor subsidie. Dit is het wat-deel. Wil je alle sportactiviteiten voor jongeren subsidiëren, of alleen buurt-sporttoernooien op pleintjes? Kies een formulering die past bij je doel en uitvoerbaar is. Tip: denk ook na over wat niet subsidiabel is. Als je bepaalde activiteiten expliciet uitsluit, voorkom je verrassingen.

Procedure – hoe moet de aanvraag worden ingediend: 

Leg praktisch vast hoe en wanneer men de subsidie kan aanvragen. Maak het de aanvrager makkelijk en de uitvoering duidelijk door alle procedurele zaken te benoemen. Denk aan: Is er een verplicht aanvraagformulier? Welke gegevens of bijlagen moeten erbij? Deadline: tot wanneer kunnen aanvragen worden ingediend, of is het een doorlopende regeling? Wat gebeurt er met te late of onvolledige aanvragen? Een duidelijke procedure voorkomt verwarring en maakt de uitvoering efficiënter.

Overige essentiële onderdelen: 

Een subsidieregeling is pas compleet als je ook de volgende bouwstenen opneemt:

Beoordelingscriteria: 

Als je meer aanvragen verwacht dan budget, of een tender (wedstrijd) organiseert, op basis waarvan bepaal je dan welke aanvragen het beste zijn? Denk aan criteria als mate van innovatie, impact, kosten-effectiviteit, enzovoort. Formuleer criteria zo objectief en duidelijk mogelijk, zodat aanvragen onderling eerlijk vergeleken kunnen worden. Vage criteria leiden tot uitvoeringsproblemen.

Verdelingsmechanisme & budget: 

Hoe verdeel je het beschikbare geld? Geef aan of het principe wie het eerst komt, het eerst maalt geldt, of dat je alle aanvragen na een deadline tegen elkaar afweegt (een tender). Andere opties zijn een loting of evenredige verdeling (iedereen die voldoet krijgt een gelijk deel). Kies een verdelingswijze die past bij jouw situatie. 

Weigeringsgronden: 

Dit zijn de redenen om een aanvraag af te wijzen. Een deel hiervan volgt uit de wet of logica (bijvoorbeeld: niet voldoen aan de voorwaarden = geen subsidie). Formeel onderscheidt men wel formele weigeringsgronden en materiële weigeringsgronden. Noem in je regeling expliciet de belangrijke weigeringsgronden. 

Verplichtingen voor de ontvanger: 

Bepaal welke verplichtingen de subsidieontvanger heeft. Denk aan het doen van verslag of het aantonen van resultaten (een inhoudelijk verslag of financieel verslag), het inzichtelijk maken van de besteding (bonnen, bewijs van betaling), publiciteitseisen (bijv. logo van gemeente vermelden) of andere specifieke verplichtingen die horen bij jouw regeling.

Verantwoording en vaststelling: 

Beschrijf hoe en wanneer de subsidie definitief vastgesteld wordt. Meestal vraagt de ontvanger na afloop een vaststelling aan met bewijsstukken dat het project is uitgevoerd zoals gepland. Geef aan binnen welke termijn men moet rapporteren en aanvragen tot vaststelling moet indienen, en hoe de betaling plaatsvindt (krijgt men een voorschot en na vaststelling de rest, of alles achteraf?). 

Dit lijken veel onderdelen, maar het zijn de bouwstenen die in vrijwel elke subsidieregeling terugkomen. Als je ze systematisch afloopt, heb je in feite een checklist om je regeling compleet te maken. Het helpt om per onderdeel een artikel of paragraaf in je regeling te reserveren. Zo weet je zeker dat je niets belangrijks vergeet.

Hoe voorkom je vaagheid of uitvoeringsproblemen?

Wees concreet waar het kan: een veelgemaakte fout is om de regeling te vaag of te breed te houden. Als je begrippen niet afbakent, loop je tegen uitvoeringsproblemen aan. Een te brede doelomschrijving maakt het bijna onmogelijk om aanvragen te weigeren die eigenlijk niet in de geest van de regeling passen.

Denk vanuit de praktijk: 

Voorkom vaagheid door jezelf (en je team) steeds af te vragen: als er straks een echte aanvraag op mijn bureau ligt, kan ik dan op basis van deze tekst beslissen? En begrijpt een aanvrager wat hij moet aanleveren en wat er van hem verwacht wordt? 

Uitvoeringspraktijk betrekken: 

Een slimme zet is om de collega’s die de regeling gaan uitvoeren (de mensen die de aanvragen moeten checken en beoordelen) vroeg te betrekken. Zij kunnen vaak meteen aangeven of iets werkbaar is of niet. 

Voorbeelden testen: 

Het kan helpen om je conceptregeling eens door te lopen met een fictieve aanvraag. Neem een denkbeeldige aanvrager en kijk stap voor stap: voldoet deze persoon/organisatie aan de eisen “wie”? Valt zijn project binnen “wat”? Kan hij alles aanleveren wat gevraagd wordt? 

Hoe werk je slim samen tussen beleid, uitvoering en jurist?

Het opstellen van een subsidieregeling is bij uitstek een taak die je samen moet doen. Beleidsmedewerkers kennen de inhoud en doelen van de subsidie, juristen kennen de wet en schrijven helder op, en uitvoeringsmedewerkers weten wat praktisch uitvoerbaar is. Als een van deze schakels ontbreekt, loop je risico. Een jurist alleen mist misschien de finesses van het beleidsdoel en zou te abstract of te behoudend kunnen schrijven. 

Een beleidsinhoudelijke expert mist mogelijk de juridische kaders en formuleringstechniek. En de collega’s van uitvoering kunnen juist hele praktische problemen voorzien die anderen over het hoofd zien (bijvoorbeeld: “Hoe gaan we controleren of iemand daadwerkelijk die activiteit heeft uitgevoerd binnen de termijn?”).

In de praktijk zien we echter dat bij veel gemeenten de beleidsmedewerker die het inhoudelijk idee heeft, ook degene is die de regeling moet schrijven. Logisch, want hij/zij “weet er het meest van”. Maar zoals hierboven benoemd: een regeling schrijven is iets totaal anders dan beleid uitvoeren. Schroom dus niet om anderen te betrekken. Je creëert namelijk ook draagvlak: de uitvoering zal de regeling beter begrijpen en ondersteunen als ze hebben meegeholpen deze op te zetten.

Waarom is dit onderwerp zo belangrijk, en wat kun je nu doen?

Het opstellen van een juridisch kloppende subsidieregeling is zeker een uitdaging, maar met de juiste aanpak is het te doen. Hopelijk voel je je na het lezen van dit blog beter toegerust om zelf aan de slag te gaan. Heb je toch nog vragen of wil je dat ik je help met het opstellen van een passende subsidieregeling? Neem gerust contact op. 

📞 06-3041 6247
📧 aposset@possetadvocatuur.nl
🌐 www.possetadvocatuur.nl