Veelgemaakte fouten bij het opstellen van subsidieregelingen (en hoe je ze voorkomt)

Een subsidieregeling schrijven lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Je zet wat voorwaarden op papier, prikt een budget en klaar. In de praktijk gaat er vaak iets mis. Ik leg uit waarom dat zo is en hoe je dat voorkomt. 

Ik ben Annemarie Posset, advocaat en specialist in subsidierecht met meer dan 25 jaar ervaring. Ik help gemeenten, fondsen en maatschappelijke organisaties bij het opstellen van subsidieregelingen, het voorkomen van juridische fouten en het indienen van bezwaren bij afgewezen subsidies.

Ik bespreek de meest voorkomende fouten bij het opstellen van subsidieregelingen, met herkenbare voorbeelden zoals de regenton-subsidie, en ik geef tips om deze valkuilen te vermijden. Een goed doordachte subsidieregeling bespaart gedoe en zorgt dat het geld het beoogde doel bereikt.

Waarom gaan subsidieregelingen vaak mis?

Je herkent het misschien: er is mooi beleid gemaakt, maar de subsidieregeling die het beleid moet uitvoeren pakt onbedoeld onhandig uit. Aanvragen lopen vast, of een regeling ligt onder vuur bij de rechter. Waarom gebeurt dit zo vaak? Een belangrijke reden is dat een subsidieregeling maken zowel beleidsmatig als juridisch complex is. Onder tijdsdruk wordt een regeling soms “even snel” in elkaar gezet, zonder dat alle consequenties zijn doordacht. 

Ook zie ik dat beleidsafdelingen en juristen niet altijd goed samenwerken, waardoor belangrijke details worden gemist. Het resultaat? Onduidelijkheid voor aanvragers, inefficiëntie voor de uitvoerders, en in het ergste geval een besluit dat juridisch onderuitgaat. 

Waarom is een subsidieregeling meer dan alleen beleid?

Een subsidieregeling is niet zomaar een beleidsdocument; het is een juridisch instrument. In feite creëer je een algemeen bindende regeling (vergelijkbaar met een lokale wet) waarmee rechten en plichten in het leven worden geroepen. Volgens de wet mag een bestuursorgaan alleen subsidie verstrekken op basis van een wettelijk voorschrift, dus een verordening of subsidieregeling. Een mooi beleidsplan alleen is niet genoeg. Dit betekent dat je regeling juridisch kloppend moet zijn: hij moet passen binnen hogere wetgeving en voldoende duidelijk en precies zijn. 

Anders riskeer je dat beslissingen op basis van die regeling later worden vernietigd vanwege bijvoorbeeld strijd met algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Onthoud: een subsidieregeling geeft burgers en organisaties bepaalde aanspraken. Als die regels onduidelijk of onrechtmatig zijn, kom je als subsidieverstrekker in de problemen. Kortom, benader een subsidieregeling altijd als een juridisch instrument dat net zo robuust moet zijn als de beleidsinhoud die je ermee wilt bereiken.

Welke fouten worden vaak gemaakt bij het opstellen van subsidieregelingen?

Zelfs ervaren beleidsmedewerkers en juristen trappen in een aantal veelvoorkomende valkuilen bij het opstellen van subsidieregelingen. Ik zet de meest gemaakte fouten op een rij, met uitleg en concrete voorbeelden:

Geen wettelijke grondslag: 

Een klassiek misverstand is denken dat je met een beleidsnota of collegebesluit subsidies kunt uitdelen. In principe eist de Awb een formele wettelijke grondslag (zoals een verordening of subsidieregeling) voor iedere subsidie. Zonder zo’n grondslag is de subsidieverstrekking onrechtmatig. Uitzonderingen zijn beperkt en kennen hun eigen eisen. Zorg dus altijd dat er een deugdelijke juridische basis is vastgesteld voorrdat je subsidies gaat verlenen.

Te vaag doel: 

Het begint al bij het doel van de regeling. Als het subsidiedoel vaag of te algemeen is geformuleerd, stuur je blind. Een goed doel geeft richting: wat wil je precies bereiken met het geld? Een vaag doel leidt tot interpretatieverschillen en maakt het moeilijk om criteria op te stellen of succes te meten. Voorkom dit door het doel specifiek en meetbaar te omschrijven.

Geen beoordelingscriteria: 

Stel, je hebt een beperkt budget, maar mogelijk veel gegadigden. Hoe kies je wie subsidie krijgt? Als je geen inhoudelijke beoordelingscriteria in de regeling opneemt, laat je aanvragers en beoordelaars in het duister tasten. Zonder criteria kan de verdeling willekeurig of ondoorzichtig overkomen. Bovendien loop je juridisch risico: beslissingen zonder vooraf vastgelegde criteria zijn kwetsbaar bij bezwaar en beroep. Zorg dus voor duidelijke beoordelingscriteria in je regeling. Objectieve en toetsbare criteria geven houvast en zorgen voor eerlijke beoordeling. Vaagheden als “het project moet in goed overleg met de gemeente worden uitgevoerd” zijn af te raden, want die houden juridisch geen stand.

Geen regeling bij schaarste: 

Dit is een grote valkuil: je hebt een potje geld (subsidieplafond) dat waarschijnlijk niet voor alle aanvragen zal volstaan, maar je hebt niet nagedacht over schaarse verdeling. Hoe behandel je schaarste eerlijk? Ga je het principe “wie het eerst komt, het eerst maalt” hanteren, of kies je voor een beoordelingsronde met rangschikking? Als je hierover niets regelt, kun je als overheid in de problemen komen. 

Onduidelijke weigeringsgronden: 

In welke gevallen wijs je een subsidieaanvraag af, zelfs als er budget is? Veel regelingen vergeten dit expliciet te maken, of formuleren vage weigeringsgronden. De Awb geeft een paar algemene weigeringsgronden. Vaak wil je aanvullende gronden opnemen, afgestemd op jouw regeling. 

Zorg dat alle weigeringsgronden duidelijk in de regeling staan. En let op: zo’n grond moet redelijk zijn en verband houden met het doel van de subsidie. De Raad van State stelt bijvoorbeeld dat een weigeringsgrond niet onevenredig mag zijn en binnen het wettelijk kader moet passen. Onduidelijke of onrechtmatige weigeringsgronden kunnen ertoe leiden dat een rechter je besluit vernietigt. Wees dus concreet: benoem duidelijk de situaties waarin je “nee” zult zeggen tegen een aanvraag.

Geen ruimte voor evenredigheid: 

Een fout die we steeds vaker terugzien, is een subsidieregeling zo strikt formuleren dat er geen enkele ruimte is om in bijzondere gevallen af te wijken. Dat lijkt “eerlijk voor iedereen”, maar kan onredelijke gevolgen hebben. Het evenredigheidsbeginsel vereist dat een besluit niet onevenredig schadelijk is in verhouding tot de doelen. Als een aanvraag net buiten de boot valt door een rigide regel, kan dat oneerlijk voelen. Bouw waar mogelijk een vangnet in. Zo’n clausule geeft wat speelruimte voor maatwerk. Let op: bij zogenaamde tenderregelingen is dit niet toegestaan. 

Geen overleg met de uitvoering: 

Een subsidieregeling kan op papier nog zo mooi lijken, maar is die ook werkbaar in de praktijk? Een fout is om de regeling te schrijven zonder input van de collega’s die hem moeten uitvoeren. De uitvoering omvat bijvoorbeeld de afdeling die de aanvragen behandelt, de financiële administratie, ICT-systemen (aanvraagportalen) enzovoort. Als je deze kennis en ervaring niet meeneemt, loop je het risico op onhandige procedures of uitvoerbare verplichtingen. Een regeling die in overleg met de uitvoering is opgesteld, voorkomt later een hoop frustratie en wijzigingsrondes.

Vergeten van overgangsrecht: 

Subsidiebeleid staat niet stil. Soms vervangt een nieuwe subsidieregeling een oude, of veranderen de voorwaarden halverwege een subsidieperiode. Een veelgemaakte fout is om geen overgangsregeling te maken voor die situatie. Wat gebeurt er met aanvragen die net voor de ingangsdatum van de nieuwe regeling zijn ingediend? Of met jaarlijkse subsidies die onder de oude regels waren toegekend, maar volgend jaar onder nieuwe regels vallen? 

Zonder overgangsbepalingen ontstaat rechtsonzekerheid. In zo’n geval moet men terugvallen op algemene regels, en soms oordelen rechters dan dat de oude regeling van toepassing blijft op oude gevallen, wat wellicht niet de bedoeling was. Voorkom dit door expliciet in je nieuwe regeling op te nemen hoe de overgang werkt. 

Geen communicatieplan: 

Last but not least: een prachtige subsidieregeling heeft weinig effect als niemand ervan weet of als betrokkenen niet begrijpen hoe hij werkt. Het ontbreken van een communicatieplan is dan ook een fout die vaak over het hoofd wordt gezien. Denk na over vragen als: hoe en wanneer maak je de regeling bekend aan de doelgroep? Via welke kanalen? Is intern iedereen op de hoogte, bijvoorbeeld de frontoffice die vragen van burgers krijgt?

Wat zijn de oorzaken van deze fouten?

We hebben gezien welke fouten er vaak insluipen. Maar waarom gebeuren deze eigenlijk? Enkele belangrijke oorzaken op een rij:

• Tijdsdruk: subsidies hangen vaak samen met politiek of budgetjaren. Er moet “snel nog even” een regeling komen om geld uit te zetten. Onder hoge tijdsdruk worden stappen overgeslagen en details minder zorgvuldig doordacht. Fouten liggen dan op de loer.
  
• Gebrek aan juridische kennis: niet elke beleidsmedewerker is een jurist, en subsidierecht heeft de nodige bijzondere regels. Als in het team de juridische kennis ontbreekt, wordt een regeling mogelijk opgesteld met blinde vlekken voor wettelijke vereisten. Zo wordt het belang van een wettelijke grondslag of harde beoordelingscriteria weleens onderschat als er geen jurist meekijkt.
  
• Onvoldoende samenwerking: als er geen multidisciplinaire samenwerking is, bijvoorbeeld omdat alleen beleid de regeling schrijft zonder input van de juridische afdeling of uitvoerders, ontstaan eenzijdige stukken. Cruciale input van collega’s (praktisch of juridisch) ontbreekt, waardoor fouten of onwerkbaarheden niet tijdig worden opgemerkt.
  
• Onervarenheid: veel organisaties stellen niet dagelijks subsidieregelingen op. Een beleidsmedewerker kan uitstekend zijn in beleid maken, maar weinig ervaring hebben met het vertalen daarvan naar een juridisch waterdichte regeling. Wie voor het eerst (of zelden) een subsidieregeling schrijft, is simpelweg nog niet bekend met alle do’s and don’ts en dan is het makkelijk om in bekende valkuilen te trappen.

Vaak is het een combinatie van bovenstaande factoren. 

Hoe kun je deze fouten voorkomen?

Gelukkig sta je niet machteloos tegenover deze valkuilen. Met de juiste aanpak kun je de kwaliteit van je subsidieregeling aanzienlijk verhogen. Enkele tips om fouten te voorkomen:

• Werk als team, niet solo: betrek vanaf het begin alle relevante disciplines bij het opstellen van de regeling. Zet een klein team op de klus met bijvoorbeeld een beleidsmedewerker (inhoud), een jurist (Awb/regels), iemand van de uitvoerende afdeling en zo nodig een financieel expert. Samen zie je meer dan alleen. Bovendien creëer je zo draagvlak en begrip bij iedereen die later met de regeling moet werken.
  
• Laat een juridische toets doen: ook als je geen jurist in het team had, zorg dat er altijd een juridische check plaatsvindt voordat de regeling definitief wordt vastgesteld. Dit kan intern (bij de juridische afdeling) of extern.
  
• Gebruik een checklist of model: je hoeft het wiel niet telkens zelf uit te vinden. Er bestaan modellen en checklists (bijvoorbeeld de VNG-model-subsidieregeling, of interne organisatiechecklists) die je kunt gebruiken als basis.
  
• Schakel extern advies in bij twijfel: Zit je alsnog met vragen of is de regeling erg complex? Schroom niet om extern advies in te winnen. Een frisse externe expert kijkt objectief en heeft vaak ervaring met valkuilen in andere regelingen. Ik ondersteun gemeenten, provincies en fondsen bij het toetsen of opstellen van subsidieregelingen. Zie het als een investering die zich terugbetaalt in minder juridische problemen en een effectiever subsidieproces.

Conclusie: waarom loont een goede subsidieregeling?

Een goede subsidieregeling voorkomt niet alleen juridische problemen (bezwaar, beroep, vernietigingen door de rechter), maar zorgt er ook voor dat het subsidiegeld doelgericht en eerlijk wordt besteed. Bovendien straalt een duidelijke, transparante regeling professionaliteit uit: aanvragers voelen zich serieus genomen en weten waar ze aan toe zijn. Uiteindelijk bespaar je met een sterke regeling ook veel reparatiewerk achteraf.

Heb je na het lezen van deze tips het gevoel dat jouw (concept) subsidieregeling nog beter kan? Ik heb ruime ervaring met het opstellen en toetsen van subsidieregelingen voor overheden en fondsen. 

📞 06-3041 6247
📧 aposset@possetadvocatuur.nl
🌐 www.possetadvocatuur.nl